StudioChase

Risorsa gratuita per commercialisti e studi contabili

Email di richiesta documenti ai clienti dello studio: modelli e un esempio compilato

Quando chiedi documenti a un cliente, la parte difficile non è il saluto: è scrivere un elenco che permetta di consegnare il file giusto, del periodo giusto, nel formato utile e entro una data precisa. Qui trovi tre email per situazioni diverse, un esempio interamente compilato e alcune formule per evitare richieste ambigue.

Puoi usare i testi anche senza registrarti a StudioChase.

Tre modelli email per esigenze diverse

Sostituisci i campi tra parentesi quadre. Oggetto e testo sono separati per poterli copiare e personalizzare. I documenti indicati sono quelli concordati nel singolo incarico: non esiste un elenco unico valido per ogni cliente.

1. Prima richiesta per un cliente nuovo

Quando usarlo. Il cliente deve capire il contesto dell'incarico, la consegna attesa e a chi rivolgersi se qualcosa non è disponibile. Usa il «Lei» in modo coerente.

Oggetto: Documenti per [incarico] — [periodo]

Gentile [Nome e Cognome], per avviare l'attività concordata relativa a [incarico], Le chiediamo di inviarci i seguenti documenti: - [Documento specifico + periodo + formato, se necessario] - [Documento specifico + periodo + formato, se necessario] - [Eventuale terzo documento] Le chiediamo di trasmetterli entro il [giorno mese anno], tramite [canale o collegamento concordato]. Se una voce non è disponibile o necessita di chiarimenti, può rispondere direttamente a questa email indicando quale documento presenta difficoltà. Grazie per la collaborazione. Cordiali saluti, [Studio / referente]

Caratteristica di questo modello: Spiega il motivo della richiesta e chiarisce il referente prima ancora della raccolta.

2. Raccolta periodica di documenti già concordati

Quando usarlo. Lo studio e il cliente hanno già stabilito una raccolta mensile o trimestrale: il messaggio richiama una procedura esistente, non ripresenta da zero l'incarico.

Oggetto: Raccolta documenti [mese o trimestre] — [Cliente]

Buongiorno [Nome], come per le precedenti raccolte, è il momento di completare la documentazione relativa a [mese / trimestre]. Ti chiediamo di inviare entro il [giorno mese anno]: - [Voce ricorrente 1, con periodo aggiornato] - [Voce ricorrente 2, con periodo aggiornato] - [Eventuale voce aggiuntiva specifica di questo periodo] Puoi utilizzare [collegamento o canale concordato]. Se questo mese una voce non esiste o non è applicabile, segnalacelo: la registreremo come tale invece di continuare a richiederla. Grazie, [Referente dello studio]

Caratteristica di questo modello: Richiama l'accordo precedente, distingue gli elementi ricorrenti da quelli eccezionali e prevede il caso «non applicabile». Il testo usa il «tu» per una relazione consolidata; se il cliente preferisce il «Lei», mantieni lo stesso registro in tutto il messaggio (ad esempio «Le chiediamo», «Può utilizzare», «ce lo segnali»).

3. Prima richiesta con scadenza organizzativa ravvicinata

Quando usarlo. La lavorazione è programmata a breve e non hai ancora chiesto quei documenti. Non usare questo testo per attribuire conseguenze fiscali o sanzioni che non hai verificato.

Oggetto: Documenti necessari entro [data] per [attività]

Buongiorno [Nome], stiamo programmando la lavorazione di [attività concordata] per [data o periodo]. Per poterla completare nei tempi previsti, ci occorrono: - [Documento 1, periodo e formato] - [Documento 2, periodo e formato] Le chiediamo di inviarli entro [giorno mese anno, eventuale ora] utilizzando [canale o link]. Se non riuscisse a recuperarli entro questa data, ci avvisi possibilmente entro [data di riscontro]: potremo rivalutare insieme le tempistiche di lavorazione. Grazie per la disponibilità, [Studio / referente]

Caratteristica di questo modello: Spiega una dipendenza operativa concreta e chiede un riscontro utile, senza simulare urgenze di legge.

Un esempio completamente compilato: richiesta documenti per Alfa S.r.l.

Immaginiamo che Studio Bianchi stia raccogliendo, per un incarico amministrativo già concordato, tre documenti relativi al mese di settembre. È un esempio illustrativo: gli elementi sotto non costituiscono una checklist fiscale obbligatoria.

Email generica che crea dubbi

Buongiorno, per il mese scorso ci mandate gli estratti conto e tutto il resto per la contabilità? Grazie.

Email compilata, utile come esempio di forma

Oggetto: Documenti concordati per settembre — Alfa S.r.l.

Buongiorno, per la raccolta documentale di settembre, come concordato, vi chiediamo di trasmetterci entro il 10 ottobre 2026: - Estratto conto del conto aziendale — settembre: file PDF con tutte le pagine del mese, inclusa l'ultima pagina con il saldo. - Riepilogo degli incassi tramite POS — settembre: report esportato dal portale del fornitore, in PDF o CSV leggibile. - Contratto di noleggio sottoscritto durante settembre: copia PDF completa delle pagine firmate. Se non sono stati stipulati contratti nel periodo, rispondete «nessun nuovo contratto». Potete inviare i file tramite la cartella condivisa già concordata con lo studio. Se uno dei documenti non è disponibile, segnalatecelo rispondendo a questa email. Grazie, Studio Bianchi — Segreteria amministrativa

Cosa cambia? Ogni voce identifica quale documento, di quale periodo, in quale forma e, quando utile, cosa comunicare se il documento non esiste. La data è una scadenza organizzativa dell’esempio: nei tuoi messaggi indica sempre giorno, mese e anno, ed eventualmente l’ora se serve.

Come scrivere le singole voci dell’elenco

Non serve rendere lunga ogni email: spesso basta rendere meno vaghe due o tre righe.

  • Voce troppo generica«Estratti conto»

    Voce più chiara«Estratto conto del conto aziendale per [mese e anno], PDF completo di tutte le pagine»

  • Voce troppo generica«Documenti incassi»

    Voce più chiara«Riepilogo degli incassi POS per [periodo], esportato dal portale in PDF o CSV»

  • Voce troppo generica«Contratti»

    Voce più chiara«Copia integrale del contratto [tipologia] firmato nel [periodo], se stipulato»

  • Voce troppo generica«Fatture»

    Voce più chiara«Copie delle fatture [tipologia concordata] emesse nel [periodo], nel formato concordato con lo studio»

Una voce utile risponde a quattro domande: che cosa, per quale periodo, in quale formato, entro quando. La modalità di consegna è comune a tutto il messaggio, salvo eccezioni. Se un documento non è applicabile, chiedi al cliente di indicarlo: non aspettarti un allegato che non esiste.

«Tu» oppure «Lei»? Dipende dal rapporto professionale. Il requisito è la coerenza: «Ti chiediamo / puoi inviare» oppure «Le chiediamo / può inviare». Evita di alternarli nella stessa email.

Errori da evitare

  • «Appena possibile». Senza una data, il cliente non sa quale priorità dare alla richiesta. Specifica un termine effettivamente concordato.
  • «Tutti i documenti». Se manca l'elenco, il cliente deve indovinare. Nomina le singole voci.
  • Formato nascosto. Se servono tutte le pagine o un export leggibile, scrivilo accanto al documento interessato.
  • Consegna poco chiara. Indica un unico canale principale e un modo per chiedere chiarimenti.
  • Un promemoria travestito da nuova richiesta. Quando stai aspettando documenti già richiesti, non ripartire dall'elenco originale: controlla i mancanti e usa un testo pensato per quel caso.

Per i promemoria trovi quattro modelli di sollecito, con una procedura per capire quando inviarli e quando fermarsi.

Quando l’email non basta

Un buon messaggio chiarisce cosa chiedere, ma quando i file arrivano in giornate diverse serve anche sapere quali voci sono ancora aperte. Se questo diventa difficile da seguire fra email e chat, puoi associare ogni documento a una richiesta dedicata.

Come si presenta l’email di richiesta inviata con StudioChase

Esempio illustrativo con dati fittizi: mostra il testo che il cliente riceve, non è la prova di una consegna effettiva.

Oggetto: Studio Bianchi: documenti richiesti — Documenti per Alfa S.r.l. — settembre

Gentile Alfa S.r.l., Studio Bianchi le chiede alcuni documenti per: Documenti per Alfa S.r.l. — settembre. Da inviare entro il 10 ottobre 2026. Documenti richiesti: - Estratto conto del conto aziendale — settembre - Riepilogo incassi POS — settembre - Copia contratto di noleggio, se presente Può caricarli da qui: [link personale per il cliente] Inviata con StudioChase per conto di Studio Bianchi. Per assistenza: supporto@studiochase.it

Nella versione HTML dell’email il collegamento è un pulsante «Carica i documenti», con il nome dello studio in intestazione. Il cliente può caricare i file anche in più volte; dopo la data di scadenza la richiesta si chiude e deve contattare lo studio. Per vedere la pagina che il cliente apre dal collegamento, guarda la demo: è una dimostrazione e non permette di caricare file.

Il piano Free prevede fino a 3 clienti attivi e 5 richieste complessive. Per il dettaglio delle funzionalità consulta i prezzi.

Domande frequenti

Posso inviare una richiesta prima di avere tutti i dettagli?

Sì, ma chiarisci almeno il documento effettivamente noto e il periodo. Se l'incarico non è ancora definito, chiedi prima le informazioni necessarie, senza inviare una lista generica di file.

Cosa scrivo se un documento non esiste nel periodo?

Prevedi una risposta semplice come «non applicabile» o «nessun documento per questo periodo»: eviti di trattare il silenzio come una consegna mancante.

Come gestisco i file arrivati dopo la prima email?

Tieni un elenco unico delle consegne e, quando serve, ricontatta il cliente soltanto per le voci ancora aperte.